Klippekort
Klippekort er forudbetalte timepakker, som kunder køber på forhånd og som du trækker timer fra, når du fakturerer deres opgaver.
Hvad er et klippekort?
Et klippekort er en aftale med en kunde om en pulje af timer til en fast pris – ofte til en lavere timepris end normalt. Kunden betaler på forhånd, og de timer, du efterfølgende registrerer på deres opgaver, trækkes fra klippekortets saldo i stedet for at blive faktureret enkeltvis.
Sådan fungerer det
- Opret klippekort – Du opretter et klippekort på kunden med antal timer, pris og en udløbsdato
- Salg sendes til ERP – Selve salget af klippekortet bogføres automatisk som et varesalg, der kan faktureres til Dinero, Economic eller Uniconta som ethvert andet salg
- Medarbejdere registrerer timer – I løbet af aftaleperioden registrerer medarbejdere som sædvanligt timer på kundens opgaver
- Træk fra klippekort – Når opgaverne er klar til fakturering, klikker du Træk fra klippekort på kunden i fakturaoversigten. Timerne trækkes fra klippekortets saldo i stedet for at blive sendt som faktura til ERP
- Saldo opdateres – Klippekortets resterende timer reduceres, og opgaverne markeres som afsluttede
Opret et klippekort
1. Gå til kundens klippekort
Åbn kunden og vælg Klippekort i menuen. Her ser du kundens eksisterende klippekort (aktive og udløbne) og kan oprette nye.
2. Udfyld klippekort-detaljer
- Antal timer – Hvor mange timer klippekortet indeholder
- Pris – Den samlede pris kunden betaler for klippekortet
- Udløbsdato – Hvornår klippekortet udløber. Efter denne dato kan der ikke længere trækkes fra det
- ERP-produkt – (Valgfri) Mapping til et produkt i dit ERP-system, så varesalget fakturers med den korrekte produktkode
- Note – (Valgfri) Intern note til klippekortet
3. Gem klippekortet
Når du gemmer, oprettes klippekortet med den fulde saldo, og der oprettes automatisk et varesalg på klippekortets pris. Varesalget kan herefter faktureres til ERP som et almindeligt varesalg.
Træk timer fra klippekort
1. Åbn fakturaoversigten
Gå til Åbne fakturaer. Her ser du kundens opgaver der er klar til fakturering.
2. Klik “Træk fra klippekort”
På den kunde der har et aktivt klippekort, vises knappen Træk fra klippekort. Klik på den for at trække alle kundens fakturerbare timeopgaver fra klippekortets saldo.
3. Bekræft
Du får vist en oversigt over hvilke opgaver der vil blive trækket, og hvor mange timer det udgør. Bekræft for at gennemføre trækket. Opgaverne markeres som afsluttede, og klippekortets saldo reduceres tilsvarende.
Specielle situationer
Kunden har flere aktive klippekort
Hvis kunden har flere aktive klippekort, bruges de i FIFO-rækkefølge – det ældste klippekort opbruges først. Det sikrer at klippekort med tidlig udløbsdato bliver brugt, før de udløber.
Klippekortet har ikke nok timer tilbage
Hvis du forsøger at trække flere timer end klippekortet indeholder, får du en advarsel med tre valgmuligheder:
- Opret nyt klippekort – Opret et nyt klippekort til kunden, så der er saldo nok
- Træk delvist – Træk så mange opgaver som muligt (ældste opgaver først), og lad de resterende opgaver vente til næste klippekort
- Annullér – Afbryd og foretag dig ikke noget
Fastpris-opgaver og 0-kr-opgaver
Fastpris-opgaver og opgaver med pris på 0 trækkes aldrig fra et klippekort, også selvom kunden har en aktiv saldo. Disse opgaver skal faktureres på normal vis via Åbne fakturaer.
Udløbne klippekort
Et klippekort der er udløbet, kan ikke længere bruges til at trække timer fra. Eventuelle resterende timer på et udløbet klippekort tilfalder ikke kunden – dette skal styres som en aftale mellem dig og kunden uden for systemet.
Adgang og roller
To roller styrer adgangen til klippekortmodulet:
- PunchCardViewer – Kan se klippekort og deres saldo, men ikke oprette eller redigere
- PunchCardAdmin – Kan oprette, redigere og slette klippekort samt trække timer fra dem